PERILAKU DALAM ORGANISASI SISTEM
PENGENDALIAN MANAJEMEN
PERILAKU DALAM ORGANISASI
A. Pengertian
Perilaku Dalam Organisasi
Perilaku organisasi membahas seluruh kegiatan
organisasi yang di dalamnya terdapat perilaku manusia, budaya, sosial dan
sistem yang mendukung adanya organisasi tersebut sehingga antara manusia dan organisasi
dapat saling mempengaruhi.
Perilaku organisasi adalah bidang studi yang mempelajari pengaruh yang
dimiliki oleh individu, kelompok dan struktur terhadap perilaku dalam
organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi.
Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi
perilaku manusia. Sistem pengendalian
manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki
tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk
meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi.
Berbagai struktur yang berbeda kita gunakan
untuk menjalankan seluruh strategi dalam berbagai tipe organisasi; sebuah
sistem pengendalian manajemen yang efektif harus dirancang agar bisa sesuai
dengan struktur tertentu.
B.
Beberapa Tujuan Organisasi
Meskipun kita sering mengacu pada apa yang
disebut sebagai tujuan-tujuan perusahaan, suatu perusahaan tidak punya tujuan;
pada hakikatnya perusahaan adalah satuan artifisial yang tidak punya pikiran
maupun kemampuan mengambil keputusan sendiri. Tujuan perusahaan ditentukan oleh
pejabat utama eksekutif (CEO) perusahaan yang bersangkutan. Pada banyak
perusahaan, tujuan-tujuan perusahaan biasanya dirancang oleh para pendirinya
serta berlaku untuk generasi-generasi selanjutnya.
Tujuan Organisasi Nirlaba
Profitabilitas
Dalam bisnis, kapasitas untuk menghasilkan
laba biasanya merupakan tujuan yang paling penting. “Profitabilitas” ini lebih
mengacu pada laba dalam jangka panjang, bukannya laba pada kuartal atau tahun.
Sejumlah CEO hanya menekankan aspek equasi pada pada kemampuan untuk
menghasilkan laba itu. Akan tetapi, CEO lain menekankan penghasilan dari
alasana yang berbeda: karena bagi mereka ukuran perusahaan adalah tujuan
tersendiri. Sementara sejumlah CEO yang lain lebih memfokuskan laba baik
sebagai satuan jumlah uang maupun sebagai persentase pendapatan.
Memaksimalkan Nilai Pemegang
Saham
Pertama, istilah “memaksimalkan” artinya
adalah selalu ada cara untuk mendapatkan jumlah maksimum yang dapat dihasilkan
oleh sebuah perusahaan. Kedua, meskipun upaya mengoptimalkan nilai pemegang
saham mungkin tujuan utama, namun ini bukan berarti merupakan satu-satunya
tujuan bagi banyak organisasi.
Resiko
Upaya sebuah organisasi perusahaan untuk
meningkatkan kemampuannya dalam meraih laba sangat dipengaruhi oleh kemauan
pihak manajemen untuk mengambil resiko. Tingkat pengambilan resiko sangat
bervariasi, disesuaikan dengan masing-masing orang dijajaran manajemen. Akan
tetapi, selalu ada batas maksimum; sejumlah organisasi perusahaan secara
terang-terangan menyatakan bahwa tanggung jawab utama manajemen adalah menjaga
asset-aset perusahaan, dimana kemampuan perusahaan untuk meningkatkan laba
hanya menjadi tujuan sekunder.
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama
dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
Manajemen
senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota
individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu
konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang
tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong
individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi
biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam
memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang
diajukan:
1.
Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi
kepentingan diri mereka sendiri?
2.
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan
organisasi tersebut?
3.
Faktor-faktor informal yang mempengaruhi keselarasan
tujuan
FAKTOR-FAKTOR
INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem
formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi
perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat
pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para
perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan
proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang
melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme
formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu,
sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik
yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam
rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup
sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan
melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan
kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah
di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1. Budaya
Faktor internal
yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi
keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta
asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di
seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal
tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian
manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2. Gaya
Manajemen
Faktor internal
yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa
yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki
kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan
ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang
banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada
juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi
Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan
yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak
bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun
di organisasi yang bersifat informal.
4. Persepsi
dan Komunikasi
Dalam upaya
meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan
dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan
dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan
obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan
yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain,
atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu
dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar
lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan
ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2)
aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita
menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat
semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa
dilihat di bawah ini :
1.
Pengendalian Fisik
Penjaga
keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer,
televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari
struktur pengendalian.
2. Manual
Ada banyak
pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam
panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak
toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam
organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi
lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak
dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi
yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan
Sistem
Berbagai
pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk
menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat
dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara
terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi
telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan
aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur
lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor
internal dan eksternal.
4. Sistem
Pnegendalian Tugas
Pengendalian
tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan
strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi
yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis
tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada
pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung
jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi
formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan,
dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian
dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau
tidak.
JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu
perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya,
jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen
organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam,
setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1. Stuktur
fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang
terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit
bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian independen dari perusahaan.
3. Struktur
matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi
fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan
khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang
berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang
manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar
akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang
manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut
lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para
buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan
seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur
fungsional adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada
struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat
ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah
(seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut
sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada
cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri
dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa
manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan
antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di
tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional
tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar
yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis
dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat
pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi,
bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran
sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam
pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan
diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dala
organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk
meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab
dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut
sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini
adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan
fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Merancang dan
mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak)
kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3.
Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja,
menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis
program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta
mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.
Melakukan supervisi audit internal dan mencatat
prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan
pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan
audit operasional.
5.
Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan
berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan
fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah
fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk
merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan
informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun
mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk
menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke
bawah melalui jalur organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau
tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan
pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem
pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian
pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan
bantuan.
DAFTAR
PUSTAKA
https://www.academia.edu/4540057/BAB_2_PERILAKU_ORGANISASI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar